Czy kulturę organizacji można zmienić?

Etapy procesu zmiany kultury organizacji

• 1

  Ustalenie wspólnego stanowiska w zakresie stanu obecnego modelu kultury organizacji.

  Pierwszym etapem zmiany kultury, będącym jednocześnie wynikiem etapu jej diagnozy jest uzyskanie zgody interesariuszy zmiany oraz kluczowych pracowników co do stanu obecnego, czyli potwierdzenie i zaakceptowanie obecnego modelu, który wyłonił się na etapie przeprowadzonej diagnozy. Na tym etapie istotne są dwie kwestie: po pierwsze uwzględnienie opinii osób które będą odpowiedzialne za wdrażanie zmian oraz tych które będą miały na zmianę kluczowy wpływ. Po drugie zadbanie aby osoby zaangażowane w potwierdzenie modelu na poziomie wypełniania ankiet oceniały całe przedsiębiorstwo, wystrzegając się jednocześnie tendencji do oceniania wyłącznie części za którą są odpowiedzialni.

• 2

  Zbudowanie stanowiska w sprawie stanu oczekiwanego.

  Drugim etapem zmiany kultury organizacji jest określenie modelu kultury pożądanej. Model pożądany definiujemy tym samym narzędziem co model aktualny, zakładając jedynie, że spośród odpowiedzi na postawione w ankiecie pytania, wybieramy te które opisują organizację w jakiej chcielibyśmy funkcjonować docelowo. Ustalanie stanowiska obecnego i docelowego prowadzone powinny być niezależnie, najlepiej w innych terminach aby stanowczo oddzielić od siebie obie perspektywy myślenia o firmie.

  W budowaniu wizji pożądanej kultury organizacji pomóc może postawienie następujących pytań:

  • Czego będą oczekiwali od nas Klienci w przyszłości?
  • Jak musi funkcjonować nasza organizacja aby odnosić sukces w najbliższych latach?
  • Jakie wyzwania czekają nas w najbliższych czasie?
  • Jakie tendencje rynkowe musimy brać pod uwagę?
  • W jakich obszarach aktywności biznesowej chcemy rozwijać organizację?
  • Co należy zmienić w modelu biznesowym aby zbudować przewagę konkurencyjną?

  Odpowiedzi na powyższe pytania powinny być oparte o badania, dane, opracowania branżowe. Każdy głos w dyskusji powinien być poparta możliwie duża liczbą argumentów. Praktyka zmian kultury organizacji pokazuje, że ten etap procesu zmiany daje olbrzymią wartość organizacji i nierzadko stanowi element szerszej dyskusji o rozwoju organizacji.

• 3

  Określenie co zmiany oznaczają dla organizacji.

  Różnice w obecnym i pożądanym modelu kultury organizacji definiują obszary do których należy się skupić. Na tym etapie procesu zmiany należy określić jakie działania podejmie organizacja i co te zmiany dla niej oznaczają, jaki będą miały wpływ na firmę. Pomocne na tym etapie mogą być pytania:

  • Jakie zachowania, normy, artefakty powinny dominować w oczekiwanym modelu kultury?
  • Jakie cechy kultury należy eliminować a jakie wzmacniać?
  • Co jest dla nas ważne w każdej ćwiartce modelu kultury organizacji?
  • Czego nie chcemy zmieniać w aktualnej kulturze?
  • W jaki sposób rozpoznamy, że kultura się zmienia?

  Na tym etapie warto zadbać aby organizacja nie utraciła swojej wyjątkowości, charakteru przedsiębiorstwa budowanego latami, elementów które są ważne dla członków organizacji.

• 4

  Zbudowanie przyszłej wizji kultury organizacji.

  Aby zobrazować jak będzie wyglądała nowa kultura organizacji, warto zbudować jej wizję na bazie sytuacji które wydarzyły się w przedsiębiorstwie i obrazowały kluczowe wartości które mają dominować w organizacji w przyszłości. Mogą to być sytuacje związane z obsługą Klientów, realizacją kluczowych projektów, zachowaniem liderów ale również postawą każdego innego pracownika, który swoim zachowaniem prezentował pożądane przez firmę wartości. Chodzi o to aby pokazać, że zmiana kultury to nie rewolucja, a ewolucja mająca na celu wzmocnić jeden z wymiarów kultury, którymi są: Klan, Rynek, Adhokracja i Hierarchia. Bo każdy z tych wymiarów w pewnym nasileniu występuje przecież w przedsiębiorstwie, a zmiana ma polegać na położeniu nacisku na ten który umożliwi oczekiwaną dynamikę wzrostu organizacji i trwałe wygrywanie rywalizacji z konkurencją.

• 5

  Opracowanie strategii działania.

  Wcześniejsze etapy procesu zmiany kultury organizacji miały na celu uzyskanie zgody co do stanu obecnego, oczekiwanego, tego co zmiany oznaczają dla organizacji oraz wizji jakie wartości będą wzmacniane przez nową kulturę. Kolejnym etapem jest zaplanowanie konkretnych działań, mających na celu efektywne wdrożenie oczekiwanych zmian. Pomocnym w planowaniu zmian kultury organizacji może być poniższy formularz:

  Kultura Klanu

  Co należy kontynuować?

  Co należy zacząć robić?

  Co należy przestać robić?

  Kultura Adhokracji

  Co należy kontynuować?

  Co należy zacząć robić?

  Co należy przestać robić?

  Kultura Hierarchii

  Co należy kontynuować?

  Co należy zacząć robić?

  Co należy przestać robić?

  Kultura Rynku

  Co należy kontynuować?

  Co należy zacząć robić?

  Co należy przestać robić?

  Na etapie projektowania zmian kultury organizacji należy uwzględnić perspektywę zachodzących w firmie procesów, ponieważ aby zmiany były trwałe muszą mieć odzwierciedlenie na poziomie głównych procesów, czyli codziennych działań pracowników firmy.

  Istotnymi elementami projektowania zmian powinny być również

  • Przygotowanie listy drobnych, szybkich zwycięstw, inicjujących proces zmian.
  • Zbudowanie mierników umożliwiających określenie postępu procesu zmiany kultury. Powiedzenie “Nie mierzysz, nie zarządzasz”, ma również zastosowanie do procesu zmiany kultury organizacji dlatego niezbędny jest pomiar postępu i efektów zmian. W tym miejscu należy odpowiedzieć na pytanie: Skąd będzie wiadomo, że kultura rzeczywiście ulega zmianie?
  • Sposób komunikacji i zaangażowania ludzi w proces transformacji. Jednym z łatwiejszych i dość powszechnym sposobem zaangażowania pracowników i komunikacji zmian jest zmiana rozpoznawalnych symboli organizacji takich jak znak firmowy, hasła definiujące firmę, wizja. Jednocześnie zaplanować należy sposób komunikacji tych zmian, ich celowości i korzyści ze sprawnego przeprowadzenia procesu.